El control de costes de impresión es de suma importancia para un negocio o proyecto, debido a que puede llegar a permitirle aumentar su nivel de competitividad, factor indispensable en el momento de tomar decisiones. Te contamos más sobre cómo puedes lograr un buen control de costes de impresión en este  post.

¿A qué llamamos control de costes?

Cuando hablamos de control de costes nos referimos a llevar un manejo apropiado de los costes de proyectos realizados por la empresa. A estos se les asigna una cantidad de recursos disponibles después de haber estudiado su rentabilidad. Durante la evaluación se prepara un presupuesto estimando el total de la inversión y sus posibles variaciones.

¿Cómo reducir los costes de impresión?

Ahora bien, según estudios, las empresas que cuentan con más de mil empleados son las que tienen un valor de coste mayor en la impresión de documentos. Este coste puede disminuir si los empleados aminoran el número de copias que realizan al día y bajan la calidad de impresión. También al realizar las impresiones por ambos lados del papel en blanco y negro y al apagar la impresora al final de la jornada laboral.

Estos pequeños cambios son útiles para disminuir los gastos en una empresa, pero existen otras formas de controlar el coste de impresiones, las cuales mencionamos a continuación:

  • Revisar los modelos y número de impresoras con las que cuenta la empresa, sus contratos de mantenimiento y sus beneficios para el negocio.
  • Brindar los dispositivos adecuados a los empleados para que puedan realizar impresiones apropiadas.
  • Revisar los documentos antes de imprimirlos para que estos no tengan ningún error y así evitar gastar papel demás.
  • Mejorar el contrato de consumible: elegir un proveedor que proporcione los consumibles necesarios, como papel, tóner o tinta, al menor precio.
  • Disminuir el consumo eléctrico: apagar los equipos al finalizar el día de trabajo tendrá un efecto positivo en el control de coste de una empresa.

Herramientas para el control de coste de impresiones

Kyocera ofrece algunas soluciones para el control de coste de impresiones de una forma sencilla y segura a través de unos mecanismos de control muy fáciles de aplicar en cualquier empresa, de acuerdo a sus necesidades. Entre las soluciones existentes podemos destacar:

  • KYOcontrol Enterprise, un programa de gestión personalizado capaz de adaptarse a las especificaciones de imprenta de cualquier cliente, desde una empresa pequeña hasta las más grandes.
  • KYOcontrol Business Edition, se trata de un software básico que no solo es sencillo de instalar y utilizar sino que también te ayudará mucho a ahorrar en costes.

Además de estas herramientas puedes encontrar otras como MyQ o el kit de autenticación con tarjetas.

¿Qué es MyQ?

Con el uso de MyQ las empresas pueden tener un mejor control de costes, puesto que con esta herramienta se puede llevar un control del uso de las impresoras, con lo que se puede lograr una disminución de los gastos. Además de esto, dentro de las soluciones que  ofrece MyQ podrás encontrar:

  • Un sistema para identificar usuarios a través de una tarjeta.
  • La opción “Follow me” para que decidas en qué momento y equipo realizar la impresión.
  • Permite establecer una cuota de impresión por empleado, además de poder personalizar el panel de multifunción de cada uno.
  • Lleva un control de copias e impresiones hechas por cada departamento de la empresa.

Toda esta información te permitirá tener conocimiento de cuánto se está gastando en impresiones y dónde y cómo podrías ahorrar un poco de dinero.

¿Qué es un kit  de autenticación con tarjetas?

Se trata de un sistema de control de costes y ahorro muy fácil y cómodo de usar, el cual te ayuda a aumentar la productividad de los recursos de un negocio. Con esta solución podrás controlar el uso de la impresora que hace cada empleado y establecer un número de páginas mensuales que se pueden imprimir, algo parecido a lo que se crea con MyQ.

Algunas de las funciones del kit de autenticación con tarjeta son:

  • Sistema de contabilización: en el cual se establecen las características a tomar en cuenta, como el tamaño y si es a color o no la impresión.
  • Restricción de uso: se necesita una tarjeta de identificación para hacer uso del equipo.
  • Buzón de impresión: el trabajo es enviado al buzón del equipo para ser impreso más tarde con la tarjeta de identificación.

Estas son algunas de las formas y herramientas que puedes poner en práctica para realizar un control de costes de impresiónen tu organización. Lo más recomendable es que te asesores con un profesional del área que te prepare una estrategia acorde a tus necesidades.